Mediante la catalogación por copia (CxC) el comprometido trabajo de catalogación que se realiza en una biblioteca, puede ser aprovechado por otras: esto quiere decir que podemos buscar en otras bases de datos, si el libro está previamente catalogado. Afortunadamente DigiBepé, dispone de herramientas que nos permiten importarlo a nuestro catálogo y agregarle aquellos datos propios de nuestra biblioteca (número de inventario, ubicación, etc.)
Esta tarea se puede cumplir gracias a que se respetan estándares que permiten encontrar la información que identifica al libro (autor, título, editor, ISBN, etc.) cargados de la misma forma, en Marc 21, que es un formato que facilita el intercambio de registros bibliográficos aceptado mundialmente.

Existe información técnica que explica cómo se realiza este intercambio entre las computadoras de quienes ya catalogaron los libros (servidor) y nosotros que vamos a importarlo a nuestra base de datos (cliente). Esto se logra porque existe otra norma respetada por todos los que intercambian, que es el Protocolo Z39.50.

Veamos ahora paso a paso cómo buscamos, encontramos e importamos los registros ya catalogados a través de DigiBepé.

¿Cómo realizar una catalogación por copia?

Antes de llevar a cabo esta operación, debemos realizar una búsqueda en DigiBepé, para corroborar que el registro del libro que queremos catalogar, ya no esté ingresado en el sistema. En caso de no hallarse, se comenzará con el proceso de CxC.
Desde la página principal de DigiBepé hacemos clic en Catalogación y nos aparecerá la siguiente pantalla:

Oprima el botón Nuevo desde Z39.50/SRU y se abrirá una ventana para realizar la búsqueda.

Se abre una nueva ventana que consta de dos partes:

• Área de “Búsqueda Z39.50/SRU”.- en el que podemos realizar búsquedas por diferentes campos (autor, titulo, ISBN….)
  
• Área de “Servidores de búsqueda”.- en el que podemos ver qué otras bibliotecas podemos consultar (servidores Z39.50 que tenemos configurados) y decidir en cuál queremos realizar la búsqueda.
  

Completamos al menos un campo de búsqueda. Por lo general es conveniente buscar por ISBN ya que es un identificador estándar, o bien, sólo por título ya que puede haber variantes en los nombres de los autores. Pero si el material no tiene ISBN y el título es un muy genérico (por ejemplo “Física 5”), conviene realizar una búsqueda combinando apellido del autor con el título.

Una vez realizada la búsqueda, el sistema nos muestra el resultado.

En este caso recuperó tres registros.

A la derecha de la tabla de resultados, encontramos tres enlaces:

• MARC

Oprimiendo MARC podemos ver el registro en el formato Marc21, es decir los datos bibliográficos “en bruto”.

En http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdspa.html tenemos acceso a todo el formato Marc21 traducido al castellano. De ahí obtenemos los números de campo y su significado:

• campos del 001 al 010 son campos de control con diferentes códigos.
• campo 020 es el ISBN (sin guiones)
• campo 040 se va a registrar la biblioteca que cargó el registro
• campo 041 que indica el idioma del libro: español.

Los datos de la ficha bibliográfica los vamos a encontrar del campo 100 en adelante:

• campo 100: autor personal
• campo 245: título
• campo 250: edición
• campo 260: datos de publicación
• campo 300: descripción física
• campo 490: serie
• campo 500: nota(s)
• campo 650: materia(s), tema(s)
• campo 700: autores secundarios u otras personas relacionados con la obra

Los campos en el rango del 900-999 son campos locales y son usados por los sistemas de gestión de bibliotecas para almacenar datos administrativos tales como numero de inventario, fecha de adquisición, etc. pero también información que necesita la base de datos para relacionar diferentes campos.

• FICHA

También podemos visualizar el registro en formato ficha:

• IMPORTAR

Finalmente, seleccionando Importar, el sistema cargará el registro en DigiBepé.

Una vez importado, podemos realizar las modificaciones que consideramos necesarias. Por ejemplo, cambiar la Hoja de trabajo, ya que por defecto todas las importaciones se hacen en la hoja predeterminada, debido a que contiene todos los campos MARC.

Podemos dejar la mayoría de los campos, pero es conveniente revisar si hay errores, si queremos agregar notas y si las materias consignadas son apropiadas para nuestros lectores.

Seleccionamos Guardar

Una vez guardado los datos del registro, ingresamos a la pantalla de datos administrativos del ítem.

En esta pantalla ingresaremos todos los datos referidos al ejemplar. Por ejemplo: número de inventario, ubicación, adquisición, etc. En caso de tener varios ejemplares de un mismo libro, debemos crear sólo un registro bibliográfico y agregarle tantos ítems como tengamos de ese libro. Por ejemplo: si tenemos 6 volúmenes de un libro titulado Biología 3 de la editorial Estrada, necesitamos un registro bibliográfico con los datos del título, autor, edición, editorial, etc. y 6 registros de ejemplares que vamos a cargar en la pantalla de datos administrativos del ítem, ya que cada ejemplar tendrá sus particularidades: número de inventario, signatura topográfica, datos de adquisición, etc.

DigiBepé ofrece la opción de No se presta a un ejemplar determinado. Así es posible tener varios ejemplares de los cuales uno no estará disponible para préstamo.

Además nos permite definir en qué Estante o sala se ubicará dicho libro. Podemos usar ese campo para configurar los diferentes espacios con los que cuenta la biblioteca. Esa configuración se carga o modifica en el módulo de configuración en la opción Valores autorizados y allí en la categoría LOC (Localizacion).

Una vez finalizado el registro de datos del ejemplar, oprimimos el botón de Agregar ítem. Podemos visualizar que se muestra el ítem cargado en la parte superior de la pantalla.

Haciendo clic en la pestaña Normal visualizaremos la ficha del libro completa.