Introducción

El módulo de Socios nos permite gestionar a los usuarios de la biblioteca y a los operadores del sistema, es decir las personas autorizadas para modificar datos y/o cargar material en DIGIBEPÉ. Desde este módulo se pueden realizar las siguientes tareas:

• Ingresar datos personales de los socios
• Definir el modo de contacto con cada uno de ellos.
• Gestionar inhabilitaciones
• Administrar la cuenta personal del socio, en la que aparecerán cuotas societarias, multas, pagos de abonos, etc.
• Visualizar el historial de préstamo de cada usuario

Ingresar nuevos socios

Antes de realizar el ingreso de un nuevo socio, se deberá realizar la configuración de los distintos tipos de socios.

Datos generales

Desde la página principal de DIGIBEPÉ, deberá hacer click en "Socios" y se abrirá la siguiente página:

Para ingresar un nuevo socio haremos click en "Nuevo" y se abrirá un listado con la tipología de socios que se definieron en el proceso de configuración y elegiremos el tipo de socio que corresponda:

De esta manera, en la pantalla que visualizamos podemos ingresar los datos personales del socio. Algunos de los campos a completar son obligatorios, nos daremos cuenta de cuales debido a que tipográficamente, existe una diferencia con los campos que no son obligatorios, están escritos en color rojo. Estos campos son apellido, código postal y documento.
Es aconsejable redactar la información de los campos del mismo modo para que, en el momento en el que se hacen las búsquedas, conozcamos el criterio de búsqueda. Por ejemplo, el DNI es aconsejable introducirlo sin puntos ni guiones, para que cuando busquemos a un socio por su DNI, el resultado de la búsqueda sea un éxito.
Los datos de los socios están agrupados por temática; es decir, el sistema organiza la información por bloques en una misma pantalla:

El OPAC es un módulo que amerita se tratado de forma mas amplia, por lo que hay un manual desarrollado sobre el mismo
Datos adicionales Desde este bloque de datos, podemos asignar al socio un cobrador. Por defecto, el sistema tiene definido tres cobradores (cobrador1, cobrador2 y cobrador3). Desde el módulo informes, ud. podrá imprimir un listado por cobrador ordenado por calle y altura para facilitar al cobrador su trabajo.
Si cumplimentamos el dato Número de socio, el sistema podrá recuperar al socio no solo por el DNI y el apellido, si no también por el número de socio asignado.
Toda la información que ud. cumplimente en este bloque de datos, el sistema podrá recuperar al socio; es decir, si ud. completa el dato “profesión”, DIGIBEPÉ recuperará al socio si indica la profesión en el motor de búsqueda.

Una vez finalizada la carga de datos del socio hacemos click en "Guardar" , botón ubicado al final del formulario de carga.

Subir imagen del socio

Para subir la imagen (foto) de un socio se debe hacer clic en el botón “Examinar”

Inmediatamente se abre un cuadro donde se puede elegir el archivo para cargar.


Para ello se debe buscar y seleccionar la imagen deseada. Una vez que seleccionó la imagen deberá hacer clic en el botón ABRIR de la ventana donde se encuentra la imagen. Esta ventana se cerrará pero para terminar este proceso, ud. deberá pinchar en SUBIR para que la imagen del socio se importe y la pueda visualizar.

Si ud. desea eliminar la imagen importada, por que se confundió en la selección del archivo, tan solo deberá pinchar en el botón BORRAR.

Visualización de la ficha de socios

Una vez cargados los datos del socio e importada la imagen, podremos visualizar diferentes pestañas ubicadas en la parte izquierda, que explicaremos a continuación:

PRESTAMO

En esta pestaña podemos realizar varias tareas:
a) Conocer, a través de un informe detallado, los ejemplares prestados y fechas de devolución, título de la obra, el tipo de ítem y numero de inventario de los materiales que tiene este socio.

b) ver si el usuario tiene cuotas sin pagar

c) Realizar préstamos introduciendo en número de inventario de la(s) obra(s) que el socio quiere retirar de la biblioteca

d) Imprimir un recibo de préstamo que da la posibilidad de tener un registro en papel de los libros prestados.

Pulsando en el botón IMPRIMIR se despliega una lista de opciones.

Si elegiremos IMPRIMIR RESUMEN automáticamente se abre un informe donde se detallan algunos datos del socio (dirección, teléfono y correo electrónico):
Si elegimos IMPRIMIR TIRA, automáticamente se imprimirá un informe donde se detalla, el nº de biblioteca, el nombre del socio, DNI, datos del material prestado, la fecha de vencimiento, un espacio para la firma.

DETALLE

En esta pestaña se presentan los datos personales del socio y en la parte inferior se puede visualizar un resumen de su situación; es decir, podemos visualizar los préstamos que tiene, si está al día con los pagos y si tiene reservas realizadas de algún material.

PAGOS

En esta pestaña se presentan en detalle todas las cuotas pagadas, pendientes y el saldo final. Desde esta pantalla, se efectuarán los pagos de los usuarios.

HISTORIAL DE CIRCULACIÓN

En esta pestaña se pueden consultar los ejemplares prestados al socio.

Cuando una fila de la tabla aparece pintada en color amarillo, significa que es un material que está en préstamo.

Opciones del módulo de socios

En el módulo podremos visualizar diferentes pestañas ubicadas en la parte central, como veremos a continuación:

AGREGAR INFANTE

DIGIBEPÉ permite añadir grupo familiar a un socio. Desde la ficha principal del socio, haremos click en "Agregar niño". Y se abrirá una hoja de carga para ingresar os datos del nuevo socio Niño.

Una vez completos todos los datos de este nuevo socio, hacemos click en GUARDAR y veremos la información del nuevo socio.

INGRESO AL OPAC: cambiar contraseña

El sistema incluye una serie de servicios que se brindan a los socios a través del OPAC. Para que los usuarios puedan utilizar estos servicios (por ejemplo crear listas bibliográficas, comentar los libros, asignarle sus propios descriptores, solicitar reservas o la compra de nuevos materiales) primero se les deberá asignar un nombre de usuario y una contraseña para que puedan ingresar al OPAC. Cabe destacar, que tanto los servicios o el ingreso general al OPAC por parte de los socios, es enteramente configurable. Esto significa que la biblioteca puede o no habilitar el ingreso al OPAC como también puede configurar los servicios que permitirá a los socios. El OPAC es un módulo que amerita se tratado de forma mas amplia, por lo que hay un manual desarrollado sobre el mismo. Para asignar el usuario y contraseña hacemos click en cambiar contraseña y asignamos el usuario y contraseña.

DUPLICAR

Esta función sirve para duplicar el registro de socio para facilitar la carga de datos comunes y modificar lo mínimo.

BUSCAR PARA RESERVAR

Con esta opción se realiza la busqueda de un registro para reservar.

MÁS

Renovar

Esta función establece la renovación del socio. Al hacer clic en renovar socio se abre una ventana nueva que pide la confirmación de la acción como se ve a continuación:

Asignarle permisos a un socio

A los bibliotecarios que utilizarán el sistema, no solamente deberemos asignarle un nombre de usuario y una contraseña – es el nombre de usuario y la contraseña que configuramos para el OPAC- sino que también debemos otorgarle permisos para operar una parte del sistema. Para ello primero daremos de alta al bibliotecario como un usuario común, con la diferencia que en CATEGORIA le asignamos la categoría “Bibliotecarios”. Una vez configurado la categoría y guardado el registro, en la pantalla general de socios, hacemos clic en MAS y se desplegará un lista en la que seleccionamos la opción ESTABLECER PERMISOS

Se abrirá una pantalla con todos los permisos posibles. Para la categoría BIBLIOTECARIO, es conveniente activar todos los permisos.

Las opciones que tenemos para configurar el acceso al sistema son:

• Superlibrarian (Acceso a todas las funciones del sistema).- El “superbibliotecario” puede hacer todo en el sistema. No tiene limitaciones. Puede ingresar a todos los módulos y realizar todas las funciones. Sólo en casos excepcionales se debe asignar este permiso ya que son los mismos permisos que los del administrador del sistema.
• Circulate (Circular libros).- Este bibliotecario puede hacer préstamos y devoluciones. Este será el permiso más habitual y podemos usarlo para personal auxiliar que sólo trabaja en circulación.
• Catalogue (Ver catálogo - intranet del bibliotecario).- Esta opción permite visualizar el catálogo desde la intranet, es decir las pantallas para los bibliotecarios. Como regla general, todos los bibliotecarios deben tener habilitada esta opción.
• Parameters (Configurar parámetros del sistema).- Modificar los parámetros del sistema significa modificar el funcionamiento del sistema. Podrá habilitar o deshabilitar servicios por ejemplo. Este permiso deberá habilitarse no más a una o dos personas que serán en parte responsable del manejo del sistema.
• Borrowers (Agregar o modificar usuarios).- Esta opción permite editar los datos de los usuarios. Es una función habitual para los bibliotecarios pero no para el personal auxiliar que sólo realiza préstamos.
• Permissions (Configurar permisos de usuarios).- Esta opción habilita al usuario a configurar los permisos de los bibliotecarios.
• Reserveforothers (Reservar libros para los usuarios).- Permite realizar diferentes actividades relacionados son las reservas, tales como colocar reservas y darles de baja.
• Borrow (Hacer préstamos).- Esta opción habilita el acceso al módulo de Préstamos.
• Editcatalogue (Editar el catálogo - modificar datos de libros y de ejemplares).- Los bibliotecarios habilitados a través de esta opción pueden modificar registros bibliográficos y de ejemplares. Esto incluye catalogar libros, bajar e incorporar registros de otras bibliotecas a través del Módulo de catalogación y también borrar registros bibliográficos.
• Updatecharges (Actualizar pagos de los usuarios).- Acceso al módulo de cobranzas.
• Acquisition (Gestión de adquisición y manejo de sugerencias de compra).- Habilita al ingreso al módulo de adquisiciones y a manejar las sugerencias de compra que los lectores cargan a través del OPAC.
• Management (Configurar parámetros de gestión del sistema).- Habilitar esta opción permite al bibliotecario modificar diferentes parámetros del sistema. Puede ser necesario en el caso por ejemplo de los catalogadores para que puedan configurar sus hojas de trabajo (formularios de carga de datos bibliográficos).
• Tools (Usar herramientas - exportar, importar, imprimir códigos de barras).- Habilita a usar las diferentes herramientas que trae el sistema.
• Editauthorities (Editar registros de autoridad).- Si se utilizan registros de autoridad en la catalogación, esta opción permite al catalogador acceder también al Módulo de autoridades y realizar altas, bajas y modificaciones de los registros de autoridad.
• Serials (Gestionar suscripciones de revistas y diarios).- Habilita al bibliotecario a controlar los fascículos que van ingresando a la biblioteca. Este bibliotecario también deberá tener acceso al Módulo de Catalogación y al Módulo de Adquisiciones.
• Reports (Permiso de usar el módulo de informes).- Permite el acceso a todos los informes preconfigurados y a crear nuevos informes.
• Staffaccess (Modificar ingreso y permisos para los bibliotecarios).- El bibliotecario que tiene habilitado esta opción puede agregar nuevos bibliotecarios.

Veamos un ejemplo. En la biblioteca trabaja una bibliotecaria (Mariana Rodríguez) a la que solo le queremos dar permiso para gestionar los préstamos. Daremos de alta a esta persona en el sistema como bibliotecaria y le asignaremos el permiso BORROW.

Una vez elegidos los permisos, haremos click en GUARDAR PERMISOS situado en la parte final de la pantalla y seguidamente, le otorgaremos una contraseña para que, en, nuestro ejemplo, Mariana Rodríguez, acceda al sistema.

Al hacer click en CAMBIAR CONTRASEÑA, el sistema nos lleva a una pantalla donde genera un nombre de usuario y clave, pero puede ser modificada:

Con estos datos, Mariana Rodríguez accederá al sistema y tan solo tendrá acceso al módulo de préstamo.

Al hacer click en el botón LOGIN, visualizará el módulo al que tiene permiso, en este caso, el módulo de Circulación (Préstamos y Devoluciones)

Dar de baja a un socio

Podemos dar de baja a un socio o usuario de dos maneras diferentes:

a) En primer lugar lo podemos borrar al socio o usuario. En este caso el sistema elimina los datos del usuario; es decir, perderemos la información correspondiente a domicilio, pagos, historial de préstamos, etc. Para dar de baja a un socio utilizando esta forma deberemos abrir la ficha principal del socio y pincharemos en el botón MAS y se desplegará un lista en la que seleccionamos la opción BORRAR

Es importante destacar que el sistema no nos permitirá eliminar un usuario o socio del sistema si aún tiene material en préstamo. En ese caso, para borrar al usuario, primero debemos devolver al material. Si el usuario desapareció junto a algunos libros y no nos importa mantener esa información en el sistema, podemos marcar al ejemplar como “perdido” y después eliminar al usuario.

b) La segunda forma de dar de baja a un socio o usuario es modificar su categoría y asignarle la categoría “de baja”. Esto nos permitirá seguir manteniendo toda la información sobre ese usuario o socio en el sistema, mientras que no podrá sacar más libros en préstamo y tampoco se le computarán cuotas de socio. Para modificar la categoría del socio iremos a la pantalla principal y pincharemos en EDITAR en el apartado “Administración de biblioteca”:

Se abrirá la siguiente pantalla y desplegaremos la lista de CATEGORIA y elegiremos, en este caso la opción DE BAJA y pincharemos en el botón "Guardar" ubicado al final de la página.