Pasos previos y necesarios.

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Plazos de préstamo

En primer lugar deberá revisar su reglamento de préstamo actual y redactar sobre papel o crear una planilla de cálculo con Excel o Calc donde dibujará una grilla para los plazos de préstamo en la que indicará las categorías de socio sobre las filas y los tipos de materiales sobre las columnas. Dejará una fila y una columna en blanco. Ejemplo:


Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Música
Socio Activo
Socio Niño
Socio Docente



Tenga en cuenta que todos sus tipos de usuarios y todos los tipos de materiales deben estar representados. Ahora complete las casillas con la cantidad de días que se presta cada tipo de material a cada tipo de socio. Recuerde que la planilla que llenó cuando configuró los tipos de items ya contenía esa información. Sólo tiene que controlar si hay variantes por tipo de usuario. Ejemplo:



Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Música
Socio Activo 30 días 14 días 7 días
Socio Niño 30 días 14 días 14 días
Socio Docente 60 días 14 días 7 días



Ahora complete la última fila y última columna. Estas representan a usuarios y materiales predeterminados. Esto significa cualquier tipo de material no configurado o cualquier usuario no configurado. Aquí colocaremos en la fila de “Usuario predeterminado” los plazos genéricos que escribimos en la configuración de socios. Para llenar la fila de Material predeterminado, nos fijaremos en los valores ya ingresados y tomaremos una decisión sobre los plazos más convenientes.



Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Música Mat. Predeterminado
Socio Activo 30 días 14 días 7 días 14 días
Socio Niño 30 días 14 días 14 días 14 días
Socio Docente 60 días 14 días 7 días 14 días
Usuario predeterminado 30 días 14 días 7 días 14 días



Esta documentación que está generando sobre la configuración de su sistema informático, es valiosa. Guárdela en un lugar seguro una vez que finalizó el procedimiento de su configuración en DigiBepé. Le será muy útil cuando deba modificar los valores ingresados.

Cantidad de préstamos

Ahora vuelva a generar una grilla similar, pero no para los plazos de préstamo, sino para la cantidad de materiales que cada usuario puede llevarse en préstamo. Le agregará una columna de totales.



Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Libros comunes Predeterminado Total
Socio Activo
Socio Niño
Socio Docente
Predeterminado



En nuestro ejemplo, independientemente de la categoría de usuario, puede tener hasta 4 libros de cualquier tipo en préstamo. Llenamos la columna de predeterminado con los valores generales que se aplican a cualquier usuario no listado y cualquier material no configurado expresamente. Dejamos en blanco la columna de total.



Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Libros comunes Predeterminado Total
Socio Activo 4 4 4 4
Socio Niño 4 4 4 4
Socio Docente 4 4 4 4
Predeterminado 4 4 4 4



Ahora completaremos la última columna de totales, aquí colocaremos el total de ejemplares que puede llevarse un usuario, sin importar el tipo de material. En nuestro ejemplo, en todos los casos, es de 10 ejemplares de cualquier tipo de material, con excepción de los niños, que no pueden tener más de 6 libros en préstamo.



Plazos de prestamos
Categorías Libros de texto Novelas Libros comunes Predeterminado Total
Socio Activo 4 4 4 4 10
Socio Niño 4 4 4 4 6
Socio Docente 4 4 4 4 10
Predeterminado 4 4 4 4 10



No vamos a configurar multas en pesos en el sistema, ya es una práctica poco usada en nuestro país. Pero si su biblioteca cobra multas, deberá hacer una grilla similar para multas, teniendo en cuenta el monto de la multa, los días de la multa (la cantidad de días que mantiene esa multa), el período de gracia (si permite devoluciones tardías hasta cierto límite sin cobrar multas) y el intervalo de días para el cálculo de la multa, es decir, los intervalos por los cuales se aumenta la multa. Si aumenta la multa diariamente (es decir el primer día de mora cobra 1 peso, el segundo día 2 pesos, el tercer día 3 pesos, etc. el intervalo será de 1. Si aumenta por semana: primer semana de mora 1 peso, segunda semana de mora 2 pesos, etc. el intervalo será de 7.



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